Assistente de Eventos

Estamos buscando uma pessoa organizada, comunicativa, responsável, proativa e dinâmica para atuar como Assistente de Eventos, prestando suporte direto ao Produtor de Eventos no planejamento, organização, execução e acompanhamento de eventos corporativos, promocionais e culturais.

Buscamos alguém com facilidade para acompanhar diferentes demandas simultaneamente e fazer a conexão entre Comercial, Financeiro, Marketing, Produção, Logística, fornecedores, equipes de campo e clientes, contribuindo para que todas as etapas do evento aconteçam dentro do prazo e conforme o planejamento.

Principais atividades e responsabilidades

• Apoiar o planejamento, organização, execução e pós-evento, acompanhando o processo desde o recebimento do briefing até a finalização;
• Receber e conferir briefings, contratos, datas, horários, locais, quantidades, produtos e serviços contratados, mantendo checklists e informações atualizados;
• Acompanhar as demandas junto ao Financeiro, incluindo liberações, solicitações e pagamentos necessários para a realização dos eventos;
• Realizar pesquisas de preços, cotações, compras e acompanhamento de fornecedores, pedidos e prazos de entrega;
• Acompanhar as necessidades de compras e abastecimento geral da empresa, incluindo materiais, produtos, insumos e reposições necessárias à operação;
• Apoiar o alinhamento com o Marketing, acompanhando artes, personalizações, materiais de comunicação e demais itens necessários para as ativações;
• Acompanhar junto à Produção a preparação dos produtos, quantidades, personalizações e prazos definidos no briefing;
• Apoiar a organização das equipes de campo e promotores, acompanhando contratações, horários, locais, orientações, presença e eventuais substituições;
• Apoiar toda a logística dos eventos, incluindo entregas, coletas, carregamentos, rotas, motoristas, endereços, horários e acompanhamento dos materiais;
• Manter contato operacional com clientes, parceiros e fornecedores, alinhando informações, acessos, entregas, horários e necessidades;
• Acompanhar a montagem, execução e desmontagem dos eventos, prestando suporte às equipes e auxiliando na resolução de imprevistos;
• Conferir o retorno de materiais e equipamentos, registrar perdas, avarias ou divergências e atualizar os controles após os eventos;
• Manter organizados checklists, planilhas, documentos, cronogramas e controles, sinalizando antecipadamente pendências, atrasos ou riscos ao Produtor de Eventos;
• Apoiar a elaboração de relatórios, registros, feedbacks e indicadores (KPIs) dos eventos.

Principal responsabilidade

Atuar como apoio direto ao Produtor de Eventos e elo entre as diferentes áreas envolvidas na operação, acompanhando cada etapa para que informações, materiais, fornecedores, equipes e prazos estejam alinhados e nenhuma demanda necessária à realização do evento seja esquecida.

O Comercial vende, o Financeiro libera, o Marketing comunica, a Produção prepara, a Logística entrega e o Assistente de Eventos apoia o Produtor na conexão e acompanhamento de todas essas etapas para que o evento aconteça conforme o planejado.

Requisitos

• Ensino médio completo;
• Experiência anterior com eventos, produção, logística, compras, atendimento ou atividades operacionais relacionadas;
• Excelente organização e atenção aos detalhes;
• Boa comunicação verbal e escrita;
• Facilidade para lidar com clientes, fornecedores e diferentes áreas internas;
• Proatividade e capacidade de acompanhar múltiplas demandas simultaneamente;
• Capacidade de trabalhar sob pressão e lidar com imprevistos;
• Conhecimento em Pacote Office, especialmente Excel;
• Disponibilidade para horários flexíveis, finais de semana e feriados, conforme a programação dos eventos;

Disponibilidade para deslocamentos e acompanhamento de eventos externos.